Pratite ovih pet jednostavnih koraka kako biste bili sigurni da su vaši mejlovi savršeno profesionalni.

1. Započnite uvek sa pozdravom
   Uvek započnite svoj mejl sa pozdravom, poput „Draga/Dragi“ (eng. Dear). Ako su vaši odnosi sa čitaocem formalni, koristite njihovo porodično prezime (npr. „Draga gospođo Petrović“). Ukoliko je u pitanju prijateljski ili opušteniji odnos, možete jednostavno reći: "Zdravo Marija". Kada ne znate ime osobe kojoj pišete, upotrebite: „Poštovani“. U engleskom jeziku je u ovom slučaju uobičajeno napisati „Dear Sir/Madam“ ili „To whom it may concern.“
2. Zahvalite primaocu
   

   Kada odgovarate na upit klijenta, trebalo bi da započnete sa zahvalnošću. Na primer, ako neko ima pitanje o vašoj kompaniji, možete da kažete: „Hvala vam što ste kontaktirali kompaniju IBIS Creative“. Ako je neko odgovorio na jedan od vaših mejlova, obavezno recite: „Hvala na brzom odgovoru“ ili „Hvala što ste se javili“. Na ovaj način, čitalac će steći utisak da ste pristojni.

3. Navedite svoju svrhu
   Ako vi šaljite prvi mejl, onda nije moguće uključiti prethodno pomenutu zahvalnicu. Umesto toga, počnite mejl tako što ćete navesti svoju svrhu. Na primer, „Pišem da bih se raspitao o ...“ ili „Pišem u vezi sa ...“.
   Jasno objasnite svoju svrhu već na početku mejla, a zatim pređite na glavni tekst. Zapamtite, ljudi žele brzo da čitaju e-poštu, zato neka vaše rečenice budu kratke i jasne. Takođe ćete morati da obratite pažnju na gramatiku, pravopis i interpunkciju, pošto je upravo to način na koji predstavljate profesionalnu sliku o sebi i svojoj kompaniji.
4. Dodajte završnu reč
   Pre nego što završite sa porukom, pristojno je još jednom zahvaliti svom čitaocu i dodati neke ljubazne završne reči. Ovaj deo možete započeti sa „Hvala na strpljenju i saradnji“ ili „Hvala na pažnji“, a zatim nastavite sa „Ako imate bilo kakvih pitanja ili nedoumica, ne oklevajte da me obavestite“.
5. Završite pozdravom
   Poslednji korak je da uključite odgovarajući pozdrav sa vašim imenom. „Srdačan pozdrav“ („Best regards“), „S poštovanjem“ („Sincerely“, „With respect“) i „Hvala“ („Thank you“) su svi profesionalni pozdravi. Izbegavajte fraze kao što su „Najbolje želje“ („Best wishes“) ili „Nazdravlje“ („Cheers“) osim ako niste dobar prijatelj sa čitateljem. Najzad, pre nego što pošaljete, pregledajte i proverite pravopis još jednom, da biste se uverili da je zaista savršen!